Процесс функционирования системы видеонаблюдения заключается не только в мониторинге происходящих событий, но и в хранении в архиве всех полученных данных. Часто возникает вопрос, как долго следует хранить видеозаписи? Для чего могут понадобиться видеозаписи, если за прошедший промежуток времени не произошло никаких событий, которые нужно будет воссоздать? Но тем не менее видеозаписи могут быть использованы для проведения анализа различных процессов деятельности предприятия или организации. Например, в торговой сфере может проводиться периодический анализ потока клиентов и прочее. Часто некоторые видеоматериалы могут потребоваться при проведении различных проверок.
Информация поступает постоянно, а, следовательно, устаревшие данные необходимо удалять в какой-то определенной последовательности. Для каждой системы видеонаблюдения должна быть определена глубина формируемого архива. Здесь подход осуществляется индивидуально от условий функционирования системы видеонаблюдения. Можно выделить несколько общих принципов, на которых основывается выбор:
- Условия, которые диктует законодательство. В некоторых странах в законодательстве установлены временные рамки на хранение видеозаписей, полученных с камер видеонаблюдения. Во многих случаях эти условия устанавливаются на основании прав человека на личную жизнь и других общенациональных норм.
- Нормативы, касающиеся интересов отрасли. Наглядный пример можно привести из сферы торговли. Довольно часто встречаются случаи, когда покупатель, приобретя товар плохого качества, для восстановления справедливости обращается в суд. В некоторых ситуациях законодательно может быть установлен срок давности для данных случаев, который может доходить и до нескольких месяцев. В течение этого промежутка времени организация, где была установлена видеосистема, должна хранить архивные записи. Такой срок не обязательно должен быть установлен законодательством, но хранение всех данных в интересах самой организации.
- Время реагирования и принятия решений. Под этим подразумевается промежуток времени, который предназначен для того, чтобы ответственные сотрудники могли обнаружить на видеозаписи какие-либо события, требующие принятия мер. Как правило, этот промежуток времени равен нескольким суткам.
- Обеспечение внутреннего мониторинга деятельности. В некоторых организациях практикуется регулярный просмотр информации, зафиксированной камерами видеонаблюдения. Например, в тех организациях, чья деятельность связана с обслуживанием клиентов, просмотр видеозаписи используется как метод повышения качества обслуживания. Видеоматериал позволяет увидеть все недочеты в работе персонала.
- Циклические процессы. Если для объекта характерно появление каких-либо процессов с определенной периодичностью, то для того, чтобы осуществить проверку такого явления потребуется сохранение информации в архиве за весь такой промежуток времени или больше, если также есть цель определить динамику такого события.